Professor Geraldo Filho liderou trabalho de recuperação de documentos. (Foto: Ana Rita Moura)

Após um levantamento realizado nos últimos 60 dias, foi apresentado essa semana um relatório situacional da realidade documental dos arquivos correntes do Instituto de Assistência à Saúde dos Servidores do Estado de Alagoas (Ipaseal Saúde). A reorganização dos documentos faz parte do projeto de reestruturação da instituição, que inclui também a reforma dos pavimentos, da fachada do prédio-sede e posteriormente do Centro Clínico.

O relatório apontou uma realidade preocupante quanto ao armazenamento inadequado da massa documental existente no Ipaseal Saúde. Entretanto, para se chegar ao diagnóstico apresentado pelo consultor, professor Geraldo Filho, foi necessário a criação da Comissão de Gestão Documental em junho deste ano. A partir daí foram elaborados e distribuídos em todos os setores, questionários com perguntas sobre a situação real em que se encontravam os arquivos correntes.

“O resultado dos questionários subsidiou a identificação dos problemas e deficiências existentes no Ipaseal Saúde. Foi importante mostrar aos responsáveis por cada setor, principalmente por meio de fotos, a realidade atual dos nossos arquivos, como forma de motivá-los e comprometê-los com a implantação de uma política de gestão documental para a instituição”, explica professor Geraldo Filho.

Entre os erros mais comuns encontrados durante o levantamento, documentações acondicionadas em tipos de caixas e pastas não recomendáveis, além de equipamentos e espaços físicos obsoletos e inadequados. Segundo o professor, para reverter o quadro atual serão necessárias soluções a curto, médio e longo prazo.

“O mais imediato seria a definição de espaços físicos distintos, onde passariam a funcionar os arquivos gerais. A complexidade documental do Ipaseal Saúde requer ainda a criação de uma Diretoria de Gestão Documental para que seja desenvolvida e aplicada de forma correta uma política de gestão documental”, explicou Geraldo Filho.

Reestruturações

A reorganização dos arquivos corrente é apenas parte das mudanças que vem ocorrendo no Ipaseal Saúde. A reestruturação do órgão inclui ainda o recadastramento da rede credenciada (profissionais, clínicas, laboratórios e hospitais) e dos usuários e dependentes do plano de saúde.

Como também, a reformulação e sistematização do plano atual, a oferta de novas modalidades aos servidores públicos e a restauração física do prédio-sede e do Centro Clínico. Em fase de elaboração pelo Serviço de Engenharia do Estado de Alagoas (Serveal), o projeto abrange a mudança completa da fachada, o conserto da parte elétrica e hidráulica, além da modernização e readequação interna de todos os pavimentos dos imóveis.